Notfall- und Krisenmanagement im Travel Management: Notfall- und Krisenpläne

International agierende Unternehmen sind zunehmend von globalen Herausforderungen wie Umwelt-, Gesundheits- und Wirtschaftskrisen sowie militärischen Auseinandersetzungen betroffen. Unternehmen sollten deshalb - so die Bachelorarbeit - nicht fragen, ob sie mit einer solchen Situation konfrontiert werden, sondern wie sich hierauf proaktiv vorbereiten können, um ihre Beschäftigten so gut wie möglich zu schützen. Ein Travel Risk Management ist somit unverzichtbar für Unternehmen mit viel Geschäftsreisen von Beschäftigten im In- und Ausland. Die Studierende widmete sich mit ihrer wissenschaftlichen Arbeit, die sie an der Technischen Hochschule Deggendorf schrieb, in einem global operierenden Familienunternehmen diesem wichtigen Thema. 

Folgende Fragen werden in der Arbeit gestellt:

• Wie gestaltet sich das Notfall- und Krisenmanagement in der Praxis?
• Welche Risiken sind unter Berücksichtigung von Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungsschweregrad am wichtigsten?
• Wie können Notfall- und Krisenpläne für die identifizierten Risiken aussehen?

Ziel der Arbeit ist es auch, Pläne mit detaillierten Verfahrensanweisungen und Abläufen zu erstellen, die ein Kommunikationskonzept, Verantwortlichkeiten, Ansprechpartner und Kontaktdaten beinhalten. Auch die Notfallnachsorge und Möglichkeiten der Prozessoptimierung sollen thematisiert werden.

Die Studierende erstellte die Wissenschaftliche Arbeit auf der Grundlage ihrer Tätigkeit in einem global operierenden Familienunternehmen.   

Zur Ausarbeitung der Handlungsempfehlungen für Verantwortliche und Mitarbeitende des Unternehmens führte die Studierende zunächst eine Literaturrecherche insbesondere der rechtlichen Grundlagen und möglichen Risiken auf Geschäftsreisen durch. Anschließend erfolgt eine Ist-Analyse des im Unternehmen bereits implementierten und zu optimierenden Travel Risk Managements. Experteninterviews in weiteren Konzernen und mittelständischen Unternehmen vervollständigten das Bild der Bedingungen in der Praxis.

Eine wesentliche Erkenntnis ist, dass es notwendig ist, Teile der Notfallprävention, -bewältigung und -nachsorge in den Prozessen und der Organisation eines Unternehmens klar zu verankern beziehungsweise an externe Dienstleister zu übergeben.

Inhaltlich sind nicht nur Kriege, Naturkatastrophen, Pandemien und Terrorismus zu berücksichtigen, sondern auch persönliche Risiken, wie Unfälle, Krankheiten oder psychische Belastungen.

Die Analyse der Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungsschweregrad führte schließlich zur Konzentration von Maßnahmen für die Szenarien sicherheitsrelevante oder medizinische Evakuierung, Todesfall, Entführung, Terroranschlag, Raubüberfall und Diebstahl sowie Unfall.

Im nächsten Schritt erstellte das Unternehmen Notfallpläne, umfassende Ablaufbeschreibungen, Kommunikationskonzepte, die Definition von Verantwortlichkeiten, Aufgaben sowie Kontaktdaten beinhalten. Um Schwachstellen zu eliminieren und Veränderungen zu berücksichtigen sind regelmäßige kritische Überprüfungen der Dokumente notwendig.

Die Studierende stelle in ihrer Arbeit auch fest, dass es nicht möglich ist, für jedes potenzielle Szenario einen Notfall- und Krisenplan vorzubereiten. So können beispielsweise die Bedingungen in den jeweiligen Ländern und Regionen sowie die persönlichen Situationen der Beschäftigten sehr unterschiedlich sein. Eine Vorbereitung bietet jedoch Gewähr, dass die Beteiligten bei Eintritt einer Krisensituation die geeigneten Schritte durchdacht und stringent ergreifen können.

Im Rahmen der Bachelorarbeit analysierte die Studierende die Ist-Situation und Anforderungen zur Bewältigung von Notfall- und Krisensituationen im genannten Betrieb und anderen Unternehmen. Auf dieser Grundlage optimierten die Verantwortlichen Organisation und Prozesse.

Notfall- und Krisenpläne sowie Notfallprotokolle, Checklisten und Adressenpools geben Mitgliedern von Notfall- und Krisenteams eine gewisse Sicherheit. Sie dienen als Orientierungsrahmen und geben Anhaltspunkte für Vorgehensweisen sowie Abläufe.

Die Konzentration lag deshalb auf der Erstellung von Notfall- und Krisenplänen für sieben ausgewählte Szenarien und Risiken sowie allgemeinen Notfalldokumenten, die flexibel genug sind, um auf unterschiedliche Situationen und Bedürfnisse reagieren zu können. Um die Abläufe jedoch bei den Beteiligten zu festigen, sind praktische Übungen und das Durchspielen von szenariobezogenen Simulationen entscheidender als die eigentliche Erstellung und das Vorhandensein der Pläne und Dokumente. Im Nachgang sollten die Erfahrungen in die Notfallpläne eingearbeitet werden.

Die Bachelorarbeit befasst sich mit einem brandaktuellen Thema, da viele Unternehmen Mitarbeitende in möglichen Krisengebieten entsenden. Der Handlungsbedarf wird deutlich aufgezeigt.

Zum Umgang mit Bedrohungen und Notfällen veröffentlicht die VBG diese Handlungshilfe.

Die VBG informiert hier über den Schutz durch die gesetzliche Unfallversicherung bei der Entsendung von Beschäftigten in das Ausland.