Arbeits- und Gesundheits-Management-Tool "AGM"

Die Bau Bildung Sachsen e. V. ist eine Bildungseinrichtung für die Baubranche mit Hauptsitz in Leipzig und insgesamt 138 Arbeitnehmern. Es gibt vier überbetriebliche Ausbildungszentren in Bautzen (Holzzentrum), Dresden (Betonzentrum), Glauchau (Baumaschinenzentrum), Leipzig (Infrastrukturzentrum).

In der Bildungseinrichtung ist eine Vielzahl von Dokumenten aus dem Bereich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes zu managen. Dies erfolgte häufig noch in Papierform. Ziel war es deshalb, ein digitales Arbeitsschutz-Management-Tool einzuführen. Um die spezifischen Anforderungen der Bildungseinrichtung gut zu berücksichtigen, entschied sich das Unternehmen für eine Eigenentwicklung, die schlank und anwenderfreundlich sein sollte. Weitere Ziele waren die zentrale Dokumentation und Aktualisierung durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit sowie der anwenderfreundliche Zugang zu den relevanten Arbeitsschutzdokumenten in den Arbeitsbereichen und Arbeitsplätzen für die Führungskräfte und weitere Anwender. Über mobile Geräte sollte der Zugang beispielsweise auf die Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisungen oder Unterweisungsunterlagen möglich sein.

Alle wesentlichen Dokumente für die Präventionsarbeit wurden digital erfasst und auf der betriebsinternen Cloud gespeichert sowie verknüpft und mit einer Benachrichtigungsfunktion versehen:

• Kataster = Inventarliste der Arbeits- und Betriebsmittel, Arbeitsplätze und Unterweisungen mit Prüfintervallen, Prüfenden (intern und extern), verantwortlicher Person, Art und Ort (via Verlinkung) der Dokumentation

• Vorgangsspezifischer (App-basierter) Ablageordner, in denen die Inhalte zu finden sind, die über die QR-Codes abgerufen werden können  (Prüfprotokolle; auch Betriebsanleitungen, Betriebsanweisungen, Sicherheitsdatenblätter, kurze Informationen der BG, Unterweisungsformulare mit Kontrollfragen, Checkliste zur Gefährdungsbeurteilung für die Geräte- und Arbeitsplatzverantwortlichen)

• Aus den Ordnern generierbare QR-Codes an allen Arbeitsmitteln, Geräten und Arbeitsplätzen; ergänzt durch ein Hinweisblatt zur Nutzung von Arbeitsmitteln: Prüfen der Sicherheit und dem Verhalten bei Mängeln, Prüfen der Bedienberechtigung; bei Überschreiten eines Prüftermins erfolgen eine Meldung an den Verantwortlichen und ein Eintrag in die Gefährdungsbeurteilung zur Einleitung von Maßnahmen, entsprechend gilt das auch für Unterweisungen, Untersuchungen und Auffrischungskurse

Zur Anwendung gehört auch ein digitales Unfallbuch. Für die Eingabe eines Arbeitsunfalles sind nur drei Schritte notwendig: Es wird 1. per Klick ein Formular aufgerufen, welches 2. ausgefüllt 3. gespeichert wird. Dabei erfolgt im Hintergrund die Ablage zugangsbeschränkt und somit datensicher auf der Betriebs-Cloud. Meldepflichtige Unfälle fließen in die Gefährdungsbeurteilung als anlassbezogene Fortschreibung ein.

Das Tool enthält zudem eine Funktion zur Gefährdungs- und Belastungsanalyse (Gefährdungsbeurteilung). Darin sind zur nachvollziehbaren Beurteilung einschlägige Vorschriften verlinkt. Das vorläufige Beurteilungsergebnis ist u.a. nach dem bekannten Farbcode (rot-gelb-grün) ablesbar. Zudem sind die Maßnahmenvorschläge nach dem STOP-Prinzip (Substitution, technische, organisatorische Maßnahmen, persönliche Schutzausrüstung) zu finden. Darüber hinaus gibt es auch eine Alarmfunktion zur Umsetzungs- und Wirkungskontrolle - ebenfalls mit dem Farbcode. Abgeschlossene Maßnahmen verbleiben in der Datei und werden als „erledigt“ markiert.

Die Dokumentation, Aktualisierung und das Aufrufen aller wichtigen Informationen sowie das Erstellen von Auswertungen sind im Vergleich zur bisherigen analogen Arbeitsweise mit Papier einfacher. Auf Grund der Aktualität der Daten und der Alarmfunktion hat sich die Sicherheit erhöht.

Die Anwendung unterstützt die Verantwortlichen bei der Erstellung der Gefährdungsbeurteilung, bei Umsetzungs- und Wirkungskontrollen (Alarmfunktion) und bei der Entscheidungsfindung. Sie gewährleistet auch eine schnelle Auskunftsfähigkeit. Die Verlinkung von Kataster, QR-Ordner und Gefährdungsbeurteilung erleichtert die festgelegten Umsetzungs- und Wirkungskontrollen sowie die Dokumentation.

Der QR-Code gewährleistet allen Anwenderinnen und Anwendern einen einfachen Zugang zu allen wichtigen Informationen von Arbeitsmitteln, ist akzeptiert und wird bei der Ausbildung sinnvoll eingesetzt.

Das Arbeitsschutz-Management-Tool ist selbst entwickelt. Es ist an die Besonderheiten der Bau Bildung Sachsen angepasst und kann auf andere Bildungseinrichtungen übertragen werden.

Allgemeine und branchenspezifische Informationen für Bildungseinrichtungen zum Thema Organisation von Arbeitsschutz finden Sie auf der Website der VBG.