Digitale mobile Arbeitsplatzbesichtigungen

Die EISEN Personal-Service GmbH ist als Unternehmen in der Branche Zeitarbeit mit vielen verschiedenen Arbeitsplätzen in ihren Kundenunternehmen konfrontiert. Die Anforderungen an sichere und gesunde Arbeitsplätze sind deshalb sehr vielfältig. Das Beurteilen der jeweiligen Gefährdungen an den Arbeitsplätzen und das Erstellen von Arbeitsplatzbesichtigungsprotokollen ist deshalb aufwändig. Das Unternehmen muss ferner sicherstellen, dass auch Folgebesichtigungen der Arbeitsplätze rechtzeitig stattfinden.

Ziele des Projektes sind deshalb

• das rechtzeitige Erstellen einer qualitativ den Anforderungen entsprechenden Gefährdungsbeurteilung
• die digitale Unterstützung beim Erstellen und Fortschreiben der Gefährdungsbeurteilung
• der Zeitaufwand für die Disponenten des Zeitarbeitunternehmens soll reduziert werden
• Minimierung des Papieraufwandes.

Bei der Entwicklung eienr digitalen Lösung standen folgende Punkte im Vordergrund:

1. Die von der VBG bereitgestellen Fachinformation "Softwareanforderungen Zeitarbeit" und
2. die Aufnahme der IST-Situation für Arbeitsplatzbegehungen im Unternehmen und bei den Kunden.

Auf Basis dieser Erkenntnisse entstand eine digitale Lösung mit unterstützenden Workflows, die sich automatisch auslösen und den Disponenten oder seine Vertretung entsprechend über ausstehende Aktivitäten informiert. Die Software trägt nachhaltig dazu, dass Qualität und die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung verbessert wird.

Die Daten werden dabei über sichere VPN Verbindungen direkt in unsere Systeme übertragen und automatisiert verarbeitet. Die Eingabe erfolgt über Tablets direkt vor Ort beim Kunden.

Das Unternehmen konnte mit den mobilen digitalen Lösungen alle Ziele erreichen:

1. Verbesserung der Prozesse und der Qualität der Gefährdungsbeurteilung und deren Fortschreibung
2. Einsparung von Papier und damit langfristige Ressourcenschonung
3. Reduzierung des Zeitaufwandes, da bestehende Arbeitsplätze in der Datenbank erfasst sind und als Vorlage für neue Mitarbeiter verwendet werden können.
4. Vermeidung von Fehlern beim Ausfüllen der Protokolle mit entsprechenden Validierungen und vordefinierten Auswahlmöglichkeiten.
5. pünktliche Folgebesichtigungen aufgrund automatisierter Erinnerungen
6. zentraler Vorlagenpool für alle eigenen Arbeitsplätze und die Arbeitsplätze in den Kundenunternehmen. Wird ein Arbeitsplatz aktualisiert, ist dieser sofort für alle neuen Vorgänge verfügbar
7. die Maßnahme kann von allen gängigen Tablets (iOS, Andriod, Windows Mobile) aufgerufen und verwendet werden. Schnittstellen zu den meisten gängigen Datenbanksystemen zum automatisierten Abruf von Daten wie z.B. Kundenname, Ansprechpartner ist möglich. Alternativ kann dies auch manuell erfasst werden.

Das Unternehmen entwickelt eine flexible digitale Lösung, die nachhaltig beim Erstellen der Gefährdungsbeurteilung und des Arbeitsplatzbesichtigungsprotokolls unterstützt.  Die neue Anwendung ist sicher, digital und zukunftsfähig.

Die VBG berät hinsichtlich der Anforderungen von Softwares zur Durchführung von Arbeitsplatzbesichtigungen mithilfe von digitalen mobilen Endgeräten. Die Anschaffung von diesbezüglichen Softwares wird unter bestimmten Voraussetzungen beim Prämienverfahren der VBG für die Branche Zeitarbeit berücksichtigt.